Twaalf tips voor organisaties die vrijwilligers zoeken:

De zoektocht naar hulp bij het realiseren van jouw mooie idee of jouw belangrijke vrijwilligerswerk is niet altijd gemakkelijk.
Probeer te laten zien hoe leuk het is om bij jouw organisatie mee te doen. Breng jouw enthousiasme over, want dan krijgen mensen gemakkelijker zin om jou te helpen.

De vrijwilliger brengt zijn/haar eigen vaardigheden en ervaring in en geeft ook nog eens veel tijd en capaciteit aan jullie organisatie.
Een prachtig geschenk dus, waar je zeer zorgvuldig mee om moet gaan.

Omdat het helaas in de eerste contacten nog erg vaak verkeerd loopt tussen (nieuwe) vrijwilliger en organisatie, geeft Bureau Vrijwilligerswerk Borne hierbij een twaalftal tips:

TIP 1:  HOE CONCRETER, HOE BETER

“Wij zoeken een vrijwilliger die licht lichamelijk werk aankan voor het verzorgen van de dieren. Neemt u voor meer informatie contact op met Peter via 06-21212121”.
Hoe vaak komt u niet soortgelijke advertenties tegen in de krant of op andere platforms?
DE KANS IS ERG KLEIN dat hier iemand op reageert.

Vrijwilligers willen vooraf graag duidelijke informatie over de duur van de taak of activiteit, de werktijden, het resultaat, de beloning, de manier van inwerken en begeleiding en regels waaraan vrijwilligers zich moeten houden. Als u een vrijwilligersvacature maakt bij Bureau Vrijwilligerswerk Borne (http://www.vrijwilligerswerkborne.nl/templates/), dan moet u invullen hoeveel uur het vrijwilligerswerk kost per dag/week/maand en wat het resultaat moet worden. Ook aanvullende informatie over de organisatie en de mensen die er werken, over de inwerkperiode, beloning, vergoedingen enzovoorts moet u invullen. Het is verstandig om deze informatie ook op uw eigen website te (laten) plaatsen.

TIP 2:  WIE LEEST UW VRAAG? DAT HANGT AF VAN WAAR UW VRAAG TE LEZEN IS
U werft geen scholieren door in de lokale krant een advertentie te plaatsen.
U werft geen overblijfouders door in de bibliotheek een briefje op te hangen.
Als u weet wie u zoekt, is de volgende stap te bedenken waar deze vrijwilligers te vinden zijn of wat ze lezen. Zoekt u zwemvrijwilligers, vraag dan of u in het zwembad een briefje mag ophangen.
Het is altijd verstandig om ook op de vrijwilligersvacaturebank van Bureau Vrijwilligerswerk Borne uw vrijwilligersvacature te plaatsen!

TIP 3:  GEEF NIEUWE VRIJWILLIGERS EEN WARM WELKOM
“Voordat we aan de slag mochten, moesten we een plan van aanpak schrijven over wat we wilden gaan doen. Dat werd drie keer afgekeurd, omdat ze het niet goed genoeg vonden”
“Ik voelde me als vrijwilliger erg verloren de eerste weken; er was niemand die me echt opving of inwerkte. Ik hoorde er volstrekt niet bij”

Elke nieuwe vrijwilliger, is als het goed is (lees: als er kritisch geworven is) een aanwinst voor de organisatie. Zorg er dan ook goed voor! Geef ze een warm welkom als ze voor het eerst komen; ontvang ze hartelijk, neem te tijd om even rustig kennis te maken en het takenpakket door te spreken, leg uit hoe de inwerkperiode eruit ziet en wat er van de vrijwilliger verwacht wordt. Belangrijk hierbij is dat er een duidelijk contactpersoon voor de nieuwe vrijwilliger(s) is; iemand die ze opvangt, waar ze terecht kunnen voor vragen en die de taken voor de nieuwe vrijwilliger coördineert.
Dit om te voorkomen binnen de organisatie iedereen zich op de nieuwe vrijwilliger stort met klussen die opgepakt kunnen worden.
Het komt helaas maar al te vaak voor dat nieuwe vrijwilligers door meerdere mensen worden ‘geclaimd’ voor werkzaamheden. Als nieuweling vindt je vaak alles nog leuk, durf je misschien nog niet zo goed nee te zeggen en wordt je als snel in het diepe gegooid met te veel (vervelend) werk.
Gek hè dat de nieuwe vrijwilliger snel weer afhaakt!

TIP 4:  DENK STRATEGISCH
Jonge ouders bereiken? Organiseer dan iets voor kinderen!
Wanneer u de organisatie wilt verjongen, kunt u hard op zoek gaan naar jonge mensen en proberen hen warm te maken voor vrijwilligerswerk binnen uw organisatie.
Dat is een hele klus, zeker als men de organisatie niet kent.
Een strategische zet in zo’n geval is om activiteiten voor de beoogde doelgroep te organiseren.
Een goed voorbeeld is een klein museum dat graag meer jongere vrijwilligers wilde werven. De jonge mensen kwamen normaal nauwelijks in het museum.
Het museum heeft toen een speciaal aanbod voor jonge kinderen gemaakt, waardoor het museum een aantrekkelijke vrijetijdsbesteding werd voor jonge gezinnen. Op deze manier kreeg het museum de jonge mensen binnen die ze graag wilden bereiken; een goede basis voor werving!

TIP 5:  BETREK AL UW EIGEN MENSEN ERBIJ
Beperk het werven van nieuwe vrijwilligers niet tot een taak voor 1 of 2 personen. Zorg dat iedereen binnen de organisatie er zich verantwoordelijk voor voelt, en daar ook naar handelt. Werving wordt hierdoor een houding van allemaal en niet van een klein groepje mensen. De kansen worden zo aanzienlijk vergroot!
Wees ook heel duidelijk over de redenen waarom en waarvoor u nieuwe vrijwilligers werft: heeft u tekort aan ‘handjes’, wilt u uw bestuur uitbreiden of verfrissen, of werft u nieuwe mensen omdat bepaalde kennis of vaardigheden ontbreken? Zorg dat u dat als organisatie heel duidelijk voor ogen hebt!

TIP 6:  LAAT GOEDE MENSEN NIET WEGLOPEN
Voor iedere goede vrijwilliger is een passende klus te vinden. Het is verstandig om goede keuzes te maken in wie u werft.
Maar wat doet u als u een goede gemotiveerde vrijwilliger aan de poort heeft staan, maar op dit moment geen geschikte klus voor hem of haar heeft? Stuurt u de vrijwilliger dan weer naar huis?
Ik adviseer u om flexibel en creatief te zijn in het creëren van nieuwe klussen. Wat als een zeer gemotiveerde slimme persoon zich graag voor uw organisatie wil inzetten; niet voor de 4 uur per week die u graag gevuld ziet, maar voor 4 uur per maand? Die persoon kan dan de klus die u voor haar/hem bedacht had niet uitvoeren. Maar ongetwijfeld kan zij/hij wel heel veel andere waardevolle dingen doen binnen de organisatie. Bespreek dit samen en wees creatief in het vinden van oplossingen.

TIP 7:  WAT HEEFT U AAN DE VRIJWILLIGER TE BIEDEN?
Wees duidelijk over wat het oplevert en kijk daarbij heel ‘ruim’.
Vrijwilligers hebben ook hun motieven en willen ‘iets’ terug voor hun vrijwillige inzet: voor de een is dat de voldoening van nuttige bijdragen leveren aan de maatschappij, voor de ander is het de status die aan een bestuursfunctie hangt en weer een ander zoekt meer sociale contacten. Zoveel vrijwilligers, zoveel verschillende ervaringen van beloningen!
Het is dus belangrijk om u te realiseren welke beloning u kunt bieden. Stel u zelf de vraag: “Waarom zou iemand vrijwilliger bij mijn organisatie willen worden?” Dus: wat heeft u vrijwilligers eigenlijk te bieden? Wat is er zo leuk en interessant aan juist úw organisatie? Waarom zouden mensen een deel van hun vrije tijd op willen offeren om juist bij úw organisatie te komen werken? Het antwoord op deze vraag is uw beste 'verkoopargument'.
Want als u zelf weet wat er zo leuk is bij u, dan kunt u dat vast ook overbrengen op de mensen die u wilt binnenhalen.

TIP 8:  VRAAG HET AAN DE EXPERT
Jongeren zijn expert in jong zijn: maak daar gebruik van! Een veelvoorkomend probleem bij vrijwilligersorganisaties is het formuleren of bedenken van leuke aantrekkelijke klussen. Zeker als de organisatie met nieuwe doelgroepen aan de slag wil, zoals scholieren (maatschappelijke stages), jongeren, allochtonen, gehandicapten etc. Ik adviseer de organisaties om al die klussen niet zelf te gaan bedenken, maar juist mensen uit de betreffende doelgroep(en) te vragen om mee te denken. Zij weten zelf heel goed wat ze leuk vinden en wel of niet kunnen of mogen. Bovendien bespaart u zichzelf een vaak onmogelijke klus: u kunt niet weten wat scholieren van 14 leuk vinden; u kunt niet weten wat een gehandicapte wel en niet kan doen… Eenvoudigweg omdat u zelf (meer) niet tot de doelgroep behoort! Door mensen uit de doelgroep mee te laten denken, laat u zien dat u hen serieus neemt en dat is al een belangrijke stap in het binden van vrijwilligers.

TIP 9:  WERF DE JUISTE MENSEN
“Iedereen is bij ons welkom. We hebben altijd een tekort aan vrijwilligers” Dit gaat dus niet werken! Het is een algemene wervingsboodschap, bedoeld voor zoveel mogelijk mensen en het werkt niet. Simpelweg omdat niemand zich er door aangesproken voelt.
Een werving is vaak pas succesvol als u heeft nagedacht over de benodigde vaardigheden en kwaliteiten als: op tijd komen, samenwerken, computervaardigheden of een initiatiefrijke instelling.
U kunt beter strenger selecteren bij de poort, dan opgescheept zitten met vrijwilligers waar u eigenlijk niet veel aan heeft.

TIP 10:  KEN UW IMAGO
Laat zien wie u bent! Uw imago kan bepalen of vrijwilligers graag bij u aan de slag gaan of juist niet. Als uw organisatie een negatief, saai of oubollig imago heeft, zal het erg lastig zijn om mensen te werven voor vrijwilligerswerk bij uw organisatie. Vice versa werkt natuurlijk ook: als uw organisatie bekend staat als hippe, moderne club die goed voor de vrijwilligers zorgt, zal het een stuk gemakkelijker zijn om vrijwilligers te werven. Het is daarom belangrijk dat u zich bewust bent van uw imago.
Vraag eens rond of anderen uw organisatie kennen en wat het beeld is dat ze erbij hebben.
Ook simpelweg ‘bekend zijn’ is belangrijk. Uit onderzoek blijkt ook dat vrijwilligers eerder bij een organisatie aan de slag gaan die ze kennen, dan bij een onbekende organisatie. Laat dus zien wie u bent! Het organiseren van een open dag of een leuke activiteit is een manier om mensen in de wijk kennis te laten maken met uw organisatie.

TIP 11:  ZORG DAT U TE VINDEN BENT
Zorg dat u bereikbaar bent via uw website en via een werkend e-mailadres. Voor veel mensen is het internet een van de belangrijkste informatiebronnen en is e-mail een veelgebruikt communicatiemiddel.
Dit geldt natuurlijk ook voor vrijwilligers, en zeker voor de wat jongere doelgroep (50-). U moet er rekening mee houden dat (potentiële) vrijwilligers bij het zoeken naar klussen veel gebruik maken van digitale vacaturebanken of via de websites van organisaties waar ze actief zouden willen worden. Zorg dus dat uw vacatures ook beschikbaar zijn via digitale vacaturebanken en zet uw vacatures ook op uw website.
Vergeet niet dat uw website ook een belangrijke bron van informatie is voor nieuwe vrijwilligers. Het is uw visitekaartje en geeft in ieder geval informatie over wat uw organisatie doet, wie er werken, waar u gevestigd bent en bij wie men terecht kan voor vragen of aanvullende informatie. Denk er daarom wel aan uw website actueel te houden en regelmatig (minimaal 1x per dag) uw e-mail te bekijken.

TIP 12:  SPEEL IN OP SPECIFIEKE VAARDIGHEDEN
Zorg dat uw wervingsboodschap aansluit bij uw nieuwe vrijwilliger! Vrijwilligers voelen zich positief aangesproken als zij gevraagd worden op basis van hun ervaringen of kennis die ze hebben, en wanneer u aansluit bij dromen, wensen of specifieke beloningen of wanneer u contact maakt via persoonlijke relaties.

Gaat u bij u zelf maar na, door welke vraag voelt u zich aangesproken?:
1. Uw buurman vraagt op een verjaardag of er iemand is die wil helpen behangen.
2. Uw buurman vraagt u om te helpen met behangen: hij vindt dat u in uw huis heel mooi heeft behangen en zou het bij hem thuis ook zo mooi willen krijgen.

Grote kans dat u zich bij optie 2 eerder voor uw buurman zult inzetten, dan bij optie 1.
U wordt in optie 2 immers aangesproken op uw vaardigheden en kennis (van het behangen) en krijgt een compliment dat u het zo goed doet. Zo werkt het met het werven van vrijwilligers ook. U moet goed kunnen aangeven waarom u een specifieke vrijwilliger zoekt of wat u de vrijwilliger te bieden heeft. Het volstaat dus niet meer om in uw wervingsboodschap aan te geven waarvoor u vrijwilligers zoekt. U moet aangeven welke vaardigheden de vrijwilliger bij u kan gebruiken of ontwikkelen!

Bron: MOVISIE
Auteur: Sandra Kamerbeek, adviseur afdeling vrijwillige inzet MOVISIE